\u00bfPor qu\u00e9 es tan necesario que una empresa tenga pol\u00edticas internas de protecci\u00f3n de datos claras y actualizadas?
Dichos instrumentos no solo proporcionan al titular la certeza de que sus datos personales ser\u00e1n tratados, utilizados y manejados de manera segura, bajo procedimientos y medidas de seguridad espec\u00edficos, sino que tambi\u00e9n permiten a la empresa tener una pol\u00edtica interna que deber\u00e1 ser utilizada y conocida por todos los empleados, as\u00ed como por las diversas partes involucradas en la recopilaci\u00f3n y procesamiento de datos.
Una pol\u00edtica de datos debe proporcionar al empleado las acciones y los pasos que se deben tomar, cuando, por ejemplo, hay una posible violaci\u00f3n de la seguridad de los mismos.
De acuerdo con la ley costarricense, una pol\u00edtica de protecci\u00f3n de datos debe describir c\u00f3mo una empresa recopilar\u00e1, manejar\u00e1, usar\u00e1, tratar\u00e1 y almacenar\u00e1 datos personales para cumplir con los est\u00e1ndares de protecci\u00f3n de datos de la empresa y con todas las leyes y regulaciones aplicables. El objetivo de una pol\u00edtica interna de protecci\u00f3n de datos es que la empresa disponga de un documento que recoja todos los requisitos, especificaciones, formalidades y procedimientos para garantizar que la misma, y en particular su personal, seguir\u00e1 y cumplir\u00e1 con: (i) pr\u00e1cticas correctas y comunes en materia de recolecci\u00f3n y protecci\u00f3n de datos; (ii) proteger los derechos de los empleados, directores, accionistas, clientes, socios o cualquier otro individuo o tercero considerado como titular de datos de acuerdo con las bases de datos personales de la compa\u00f1\u00eda; (iii) la transparencia requerida sobre c\u00f3mo se almacenan, tratan y procesan los datos personales; y (iv) todos los procedimientos para protegerse del riesgo de una violaci\u00f3n de seguridad de los datos. Toda persona que trabaje para o con la empresa, ser\u00e1 directamente responsable de garantizar que los datos se recopilen, procesen, almacenen y manejen de manera adecuada y de acuerdo con la pol\u00edtica de protecci\u00f3n de datos de la empresa.
Los datos personales pueden incluir informaci\u00f3n de clientes, proveedores, empleados y otras personas, o bien aquella considerada como personal proporcionada por terceros con los que la empresa tiene una relaci\u00f3n o puede necesitar contactar. Por ejemplo, la empresa puede recibir u obtener directa o indirectamente datos personales relacionados con cualquiera de sus clientes en raz\u00f3n de su relaci\u00f3n comercial o en preparaci\u00f3n de dicha posible relaci\u00f3n comercial.
Los datos personales pueden incluir nombres, ocupaci\u00f3n o cargo de ciertos individuos, direcci\u00f3n de domicilio o direcci\u00f3n postal, direcciones de correo electr\u00f3nico, n\u00fameros de tel\u00e9fono o cualquier otro tipo de informaci\u00f3n relacionada con las personas.
Las pol\u00edticas de protecci\u00f3n de datos deben actualizarse, adaptarse y ajustarse al tama\u00f1o de la empresa, la cultura y las caracter\u00edsticas propias de su funcionamiento y procesamiento de datos. Dichas pol\u00edticas ser\u00e1n aplicables a todos los “datos personales”, independientemente de si dichos datos se procesan o almacenan electr\u00f3nicamente, en papel o en otros medios.
Para cumplir con la ley de protecci\u00f3n de datos costarricense vigente (Ley de Protecci\u00f3n de Datos N\u00famero 8968 – denominada “Ley de Protecci\u00f3n de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales” y su Reglamento), los datos personales deben ser recopilados, tratados y utilizados de manera justa y de acuerdo con las normas y principios de protecci\u00f3n de datos aplicables.
Los datos personales deben almacenarse de forma segura y no divulgarse ilegalmente, y deber\u00e1 indicar espec\u00edficamente qui\u00e9n tendr\u00e1 acceso a dichos datos o a qui\u00e9n podr\u00edan divulgarse o transferirse los mismos.
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