La transformación digital es sin duda un proceso ineludible para cualquier país que quiera avanzar hacia el desarrollo y la competitividad. En tal sentido, el Estado costarricense ha impulsado reformas orientadas a modernizar los servicios públicos, mejorar la eficiencia administrativa y fortalecer la seguridad jurídica.

Es dentro de este contexto y esta tendencia mundial, que mediante la implementación de la Ley Número 10597 el Registro Nacional de Costa Rica ha establecido la obligación para las sociedades mercantiles de Costa Rica de inscribir un correo electrónico oficial, el cual servirá como medio formal de notificación electrónica.

Para tales efectos las sociedades cuentan con el plazo de un año a partir del 4 de junio del 2025, plazo que por ende expirará el 5 de junio del 2026.

Esta medida surge como respuesta a la necesidad de agilizar la comunicación, y en particular las notificaciones formales, dirigidas a las personas jurídicas inscritas en Costa Rica, reducir tiempos de gestión y minimizar el uso de documentos físicos. Asimismo, permite garantizar que los actos administrativos o requerimientos dirigidos a la sociedad mercantil sean comunicados de manera efectiva, asegurando el debido proceso y el acceso oportuno a información relevante.

La inscripción de un medio electrónico de notificación deriva del principio de publicidad registral y de seguridad jurídica, y como consecuencia de dicha inscripción, las comunicaciones remitidas a ese medio se considerarán formalmente notificadas, siempre que cumplan con los requisitos propios del acto administrativo y los principios de validez y eficacia.

El correo electrónico inscrito constituye entonces el medio oficial para que las sociedades costarricenses, así como sucursales de empresas extranjeras inscritas en el país y aquellas que tienen apoderados registrados en Costa Rica, reciban notificaciones de índole tanto administrativa como judicial. Por ello, debe ser administrado con estricta diligencia, actualizado cuando sea necesario y consultado de forma periódica.

La omisión en actualizar o supervisar dicho correo puede derivar en consecuencias adversas para la operación o los intereses de la sociedad, como la pérdida de plazos legales, la defensa tardía o ausente para un proceso judicial o administrativo, o el incumplimiento de obligaciones.

Por tal motivo, es muy recomendable que la sociedad internamente designe con claridad quién es responsable de administrar dicho correo, con el fin de asegurar su continuidad y control.

Para cumplir con esta obligación, las sociedades existentes, o bien las que se vayan a constituir, deben designar una dirección electrónica válida y activa, y realizar el trámite correspondiente ante el Registro Nacional por los medios habilitados para dicha inscripción, de conformidad con la Directriz DPJ-002-2025 de la Dirección del Registro de Persona Jurídicas. Dicho trámite tiene dos posibles vías de ejecución, y en ambos casos se requiere de la publicación de un edicto, la participación en dicho trámite de un Notario Público, y la presentación formal de una solicitud de inscripción ante el Registro Nacional.

En conclusión, la inscripción del correo electrónico en el Registro Nacional no solo responde a una exigencia administrativa, sino que constituye una herramienta esencial para la continuidad operativa, la transparencia y la seguridad jurídica de las sociedades mercantiles. Su adecuada gestión y la actualización del mismo refuerza la capacidad de respuesta de las empresas ante eventuales notificaciones, habilitando un sistema de notificaciones más real, inmediato, transparente e idóneo.

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